CPOB dan sistem elektronik: apa yang sebenarnya dituntut dari catatan produksi digital

Yang berubah saat catatan berpindah ke sistem

Catatan bets di atas kertas punya satu sifat yang jarang disadari sampai kertasnya diganti.

Kertas sulit diubah tanpa meninggalkan bekas.

Coretan terlihat. Tulisan tangan bisa dikenali. Halaman yang hilang meninggalkan lubang pada penomorannya.

Sistem elektronik tidak memiliki sifat itu secara bawaan.

Sebuah angka dapat diubah tanpa jejak sama sekali, kecuali sistem memang dirancang untuk meninggalkan jejak.

Karena itu, ketika catatan produksi berpindah ke sistem, CPOB menuntut hal-hal yang tidak pernah diminta dari kertas.

Bukan karena sistem dianggap kurang dapat dipercaya. Melainkan karena sifat yang dulu melekat pada medianya kini harus dibangun secara sengaja.

Pedoman CPOB dari BPOM mengatur cara pembuatan obat yang baik di Indonesia dan mengacu pada pendekatan PIC/S, termasuk untuk sistem terkomputerisasi.

Bagian inilah yang paling sering menjadi titik lemah ketika sebuah pabrik mulai meninggalkan catatan kertas.

ALCOA+: menerjemahkan integritas data ke dalam praktik operasional

Prinsip integritas data biasanya diringkas menjadi ALCOA+.

Akronimnya mudah dihafal. Maknanya baru terlihat ketika setiap huruf diterjemahkan menjadi perilaku sistem yang konkret.

Prinsip	Yang dituntut	Wujudnya dalam sistem produksi
Attributable	Jelas siapa yang melakukan	Setiap aksi terikat pada satu identitas pengguna, tanpa akun bersama di area produksi
Legible	Dapat dibaca dan tetap terbaca	Catatan tetap terbaca sepanjang masa simpan, termasuk setelah sistem diperbarui
Contemporaneous	Dicatat saat kejadian berlangsung	Timestamp berasal dari sistem, bukan diketik ulang oleh operator setelahnya
Original	Catatan pertama, bukan salinan	Data mentah dari equipment tersimpan, bukan hanya hasil olahannya
Accurate	Benar dan lengkap	Nilai di luar rentang ditolak saat dimasukkan, bukan diperbaiki belakangan
Complete	Termasuk hasil pengujian ulang	Retest tercatat beserta alasannya, tanpa menimpa hasil sebelumnya
Consistent	Urutan waktunya masuk akal	Timestamp berurutan dan bersumber dari acuan waktu yang sama
Enduring	Bertahan sepanjang masa simpan	Tidak bergantung pada media atau perangkat yang mudah hilang
Available	Dapat diakses saat dibutuhkan	Catatan bets dapat ditarik saat inspeksi tanpa proses pemulihan khusus

Dua baris yang paling sering menjadi temuan adalah Attributable dan Contemporaneous.

Menariknya, keduanya berakar pada praktik kerja sehari-hari, bukan pada fitur software.

Tiga hal yang paling sering menjadi temuan

1. Penggunaan akun bersama di area produksi

Kondisi ini hampir selalu berawal dari alasan yang masuk akal.

Terminal di area produksi dipakai bergantian oleh banyak operator. Login berulang memperlambat pekerjaan. Sarung tangan membuat pengetikan password merepotkan.

Maka dibuatlah satu akun bersama untuk setiap lini.

Sejak saat itu, seluruh catatan yang dihasilkan terminal tersebut kehilangan atribusinya.

Sistem hanya mencatat “OPERATOR_LINE3”. Tidak ada cara membuktikan siapa orang di baliknya.

Untuk keperluan CPOB, hal ini melemahkan seluruh catatan dari terminal tersebut, bukan hanya sebagian.

Solusinya bersifat praktis. Login yang cepat, sesi yang mengunci sendiri, dan tanda tangan elektronik yang hanya diminta pada langkah yang memang mensyaratkannya.

Kepatuhan tidak boleh bergantung pada kesediaan orang menanggung hambatan.

2. Audit trail tersedia, tetapi tidak memberikan jawaban

Hampir semua sistem mengklaim memiliki audit trail.

Yang membedakan adalah apakah audit trail tersebut mampu menjawab pertanyaan inspektur.

Audit trail yang berguna mencatat nilai sebelum perubahan, nilai sesudahnya, siapa yang mengubah, kapan, dan atas dasar apa.

Audit trail yang tidak berguna hanya mencatat bahwa sebuah record “diubah” pada waktu tertentu.

Perbedaannya baru terasa ketika inspektur menunjuk satu nilai dan bertanya kenapa nilai itu berubah.

Jawabannya harus ada di dalam sistem, bukan di ingatan seseorang.

Ada satu syarat lain yang sering terlewat.

Audit trail tidak boleh dapat dinonaktifkan.

Jika administrator dapat mematikannya, maka tidak ada cara membuktikan fungsi tersebut sedang aktif ketika sebuah catatan dibuat.

Kemampuan untuk mematikannya saja sudah menjadi masalah.

3. Validasi dianggap selesai setelah implementasi

Kualifikasi sistem melalui IQ, OQ, dan PQ sering diperlakukan sebagai proyek dengan tanggal selesai.

Padahal status tervalidasi hanya bertahan selama sistem tetap sama seperti saat divalidasi.

Setiap perubahan konfigurasi, versi, atau proses menuntut penilaian dampak.

Yang perlu Anda tunjukkan bukan sekadar bahwa validasi pernah dilakukan.

Yang perlu ditunjukkan adalah bahwa sistem yang berjalan hari ini masih berada dalam keadaan tervalidasi.

Karena itulah kemampuan mempromosikan konfigurasi antar lingkungan, dari pengembangan ke pengujian lalu ke produksi, lengkap dengan riwayat perubahan dan kemampuan rollback, bernilai jauh melebihi kenyamanan operasional.

Memahami batas tanggung jawab antara vendor dan pabrik

Ada satu kesalahpahaman yang biayanya mahal.

Membeli sistem yang disebut compliant tidak otomatis membuat pabrik menjadi compliant.

Yang dapat disediakan vendor adalah sistem yang mampu memenuhi persyaratan, beserta dokumentasi pendukungnya.

Yang tidak dapat disediakan vendor adalah bukti bahwa sistem tersebut bekerja dengan benar untuk proses Anda, pada konfigurasi Anda, dengan data Anda.

Tanggung jawab vendor	Tanggung jawab pabrik
Sistem mampu menghasilkan audit trail yang lengkap	Audit trail benar-benar aktif dan ditinjau secara berkala
Kontrol akses tersedia dan dapat dikonfigurasi	Hak akses sesuai peran, ditinjau, dan dicabut saat tidak diperlukan
Mekanisme tanda tangan elektronik tersedia	Prosedur menetapkan siapa menandatangani apa dan dengan makna apa
Dokumentasi pengembangan dan pengujian tersedia	Kualifikasi IQ, OQ, dan PQ dijalankan di fasilitas Anda

Pertanyaan yang layak diajukan kepada calon vendor bukan “apakah sistem Anda sudah compliant”.

Pertanyaan yang lebih tajam adalah:

“Tunjukkan audit trail untuk satu nilai yang diubah, lalu buktikan bahwa fungsi tersebut tidak dapat dinonaktifkan.”

Pertanyaan pertama mengundang jawaban pemasaran.

Pertanyaan kedua hanya bisa dijawab melalui demonstrasi.

Catatan tentang rujukannya

Pedoman CPOB diterbitkan dan diperbarui oleh BPOM, termasuk bagian yang mengatur sistem terkomputerisasi.

Persyaratan serupa berlaku pada CPOTB untuk obat tradisional dan CPKB untuk kosmetik, dengan penyesuaian ruang lingkup.

Edisi pedoman dan penomoran aneksnya dapat berubah dari waktu ke waktu.

Untuk persyaratan yang berlaku bagi kategori produk dan izin edar Anda, rujuk langsung edisi CPOB terbaru dari BPOM.

Artikel ini membahas apa arti persyaratan tersebut bagi sebuah sistem produksi, dan bukan pengganti nasihat regulatori.

Posisi VECHR MES

VECHR MES mencatat setiap aksi produksi beserta identitas pengguna, timestamp sistem, dan konteks prosesnya.

Atribusi terbentuk dari cara datanya dibuat, bukan dari kedisiplinan mengisi formulir.

Audit trail bersifat append-only dan tidak dapat dinonaktifkan dari dalam aplikasi, termasuk oleh administrator.

Kontrol akses dijalankan di sisi server pada setiap aksi, bukan disembunyikan di antarmuka. Artinya hak akses tidak dapat dilewati dengan memanggil API secara langsung.

Tanda tangan elektronik bersifat hash-chained. Setiap tanda tangan terikat pada isi catatan yang ditandatangani, sehingga perubahan apa pun setelahnya akan memutus rantai dan langsung terlihat.

Catatan bets elektronik dapat diekspor sebagai dokumen yang diverifikasi secara independen. Hash dari catatan tercetak dapat diperiksa tanpa perlu login, sehingga verifikasi tidak bergantung pada kepercayaan terhadap sistem penerbitnya.

Untuk menjaga status tervalidasi, konfigurasi dapat dipromosikan dari lingkungan pengembangan ke pengujian lalu ke produksi, lengkap dengan perbandingan perubahan dan kemampuan rollback.

Pembahasan mekanisme yang setara dalam kerangka FDA tersedia di 21 CFR Part 11 untuk manufaktur.