Saat auditor bertanya: bisakah Anda membuktikan satu batch benar-benar halal?

Sertifikat halal tidak membuktikan apa yang terjadi hari ini

Sertifikat halal sering dianggap garis akhir. Begitu sertifikat terbit, banyak perusahaan merasa urusannya sudah selesai.

Padahal sertifikat hanya menyatakan produk memenuhi persyaratan pada saat diperiksa. Produksi tidak berhenti setelah audit. Bahan baku berubah. Supplier berubah. Operator berganti. Equipment dipakai bergantian.

Produk tidak dibuat sebagai konsep. Produk dibuat per batch.

Karena itu, klaim halal harus bisa dibuktikan untuk setiap batch yang keluar dari pabrik.

Batch yang dibuat hari ini harus bisa ditelusuri sama baiknya dengan batch enam bulan lalu. Kalau tidak, sertifikat halal hanya menjadi dokumen administrasi tanpa bukti operasional.

Apa yang sebenarnya ingin dilihat auditor

Saat auditor meminta bukti, pertanyaannya hampir selalu sama: apa yang benar-benar terjadi selama produksi?

Perhatikan, tidak satu pun pertanyaan itu bisa dijawab hanya dengan dokumen prosedur. Semuanya soal apa yang benar-benar terjadi di lantai produksi.

Tiga titik yang paling sering gagal

1. Substitusi material yang tidak tercatat

Lot bahan baku yang direncanakan habis. Operator mengambil lot lain supaya produksi tidak berhenti.

Secara teknis, keputusan itu mungkin benar.

Masalahnya muncul kalau lot pengganti itu tidak tercatat.

Batch yang dihasilkan lalu punya dua versi: material yang direncanakan dan material yang benar-benar dipakai.

Untuk keperluan audit, hanya satu yang dianggap valid.

Karena itu, pemakaian material seharusnya dicatat saat diambil, bukan setelah produksi selesai.

2. Kontaminasi silang lewat equipment yang dipakai bersama

Sebagian besar pabrik memakai equipment yang sama untuk beberapa produk.

Mixer, tangki, conveyor, dan filling machine sering dipakai bergantian.

Itu tidak masalah, selama dua hal berikut bisa dibuktikan:

1. Urutan penggunaannya diketahui.
2. Pencucian di antara dua pemakaian benar-benar dilakukan.

Masalahnya, kedua informasi itu sering ada di dokumen yang berbeda.

Log produksi ada di satu tempat.

Log pencucian ada di tempat lain.

Catatan maintenance ada di sistem lain lagi.

Kalau ketiganya harus digabungkan manual, audit jadi lambat dan rawan salah.

3. Dokumen halal supplier yang sudah tidak berlaku

Status halal bahan baku tidak selalu tetap.

Supplier bisa mengganti sumber bahan, mengubah formulasi, memperbarui sertifikat, atau membiarkan sertifikatnya kedaluwarsa.

Kalau pengecekan hanya dilakukan saat supplier didaftarkan, status material saat produksi bisa saja sudah berubah.

Pertanyaan yang lebih tepat bukan:

“Apakah material ini pernah punya sertifikat halal?”

Melainkan:

“Apakah lot yang dipakai di hari produksi masih memenuhi persyaratan saat dipakai?”

Kenapa spreadsheet mulai tidak cukup

Spreadsheet bukan alat yang buruk.

Untuk satu lini produksi dengan sedikit bahan baku, spreadsheet bisa dipakai bertahun-tahun.

Masalahnya bukan jumlah data.

Masalahnya adalah jeda waktu antara kejadian dan pencatatannya.

Spreadsheet hampir selalu diisi setelah proses selesai.

Akibatnya, yang tercatat adalah apa yang diingat operator atau apa yang seharusnya terjadi, bukan apa yang benar-benar terjadi.

Dan dua informasi yang paling sering hilang justru yang paling penting untuk traceability halal:

• Pergantian lot material.
• Urutan penggunaan equipment.

Ada satu cara sederhana untuk mengujinya.

Ambil satu nomor batch secara acak dari enam bulan yang lalu.

Lalu minta seluruh riwayatnya.

Kalau jawabannya butuh berjam-jam atau masih bergantung pada ingatan seseorang, berarti sistem traceability-nya masih bolong.

Yang berubah saat semuanya dicatat ketika produksi berjalan

Manufacturing Execution System tidak membuat produk menjadi halal.

Yang berubah adalah cara informasinya dikumpulkan.

• Pemakaian material dicatat saat terjadi. Lot yang dipilih operator langsung masuk ke catatan batch.
• Material yang tidak memenuhi syarat ditolak sebelum dipakai. Material yang ditahan atau kedaluwarsa tidak bisa dipakai.
• Riwayat equipment terbentuk otomatis. Urutan pemakaian tidak perlu disusun ulang setelah produksi selesai.
• Genealogy bisa ditelusuri dua arah. Dari bahan baku ke produk jadi, maupun sebaliknya.

Saat satu lot material bermasalah, pertanyaannya selalu sama:

Batch mana yang memakai lot itu?

Kalau hubungan lot dan batch sudah tercatat saat material dipakai, jawabannya keluar dalam hitungan detik.

Catatan tentang regulasi

Kerangka hukum jaminan produk halal di Indonesia terus berkembang.

Ketentuan teknis dan jadwal penerapannya bisa berubah sesuai kategori produk dan skala usaha.

Karena itu, selalu rujuk regulasi resmi untuk persyaratan terbaru.

Namun, satu prinsip tidak pernah berubah.

Klaim halal harus bisa dibuktikan.

Dan buktinya selalu berasal dari catatan yang terbentuk selama produksi berjalan.

Posisi VECHR MES

VECHR MES mencatat aktivitas produksi saat kejadian berlangsung.

Pemakaian material dicatat di titik pengambilan dengan aturan FIFO atau FEFO. Material yang ditahan atau tidak memenuhi syarat ditolak sebelum dipakai.

Setiap langkah produksi membawa informasi equipment, operator, waktu, material, dan hasil prosesnya.

Genealogy bisa ditelusuri dua arah, termasuk saat ada split dan merge selama produksi.

Riwayat maintenance dan pencucian equipment juga ada di model data yang sama, jadi hubungan antara batch, equipment, dan aktivitas di antaranya bisa ditelusuri tanpa menggabungkan beberapa sumber data.

Untuk industri yang juga memakai catatan elektronik, catatan produksi VECHR MES memakai mekanisme hash-chained, jadi verifikasinya bisa dilakukan secara independen.